Grazie alla lunga esperienza maturata nell’ambito del software gestionale Ad Hoc Revolution siamo ora a fare un riepilogo con relativa spiegazione di quali sono secondo nostro avviso i migliori moduli da applicare ad un’azienda di piccole/medie dimensioni ovviamente escludendo i tre moduli principali, e forse per questo i migliori, di Contabilità Generale, Magazzino e Vendite.
Vogliamo partire da un modulo tanto semplice quanto efficace: Document Management.
Questo modulo di Ad Hoc Revolution permette la “gestione documentale” dei documenti creati all’interno del gestionale, spieghiamo meglio con un esempio:
immedesimiamoci in un’azienda la cui fatturazione mensile è composta da 300-400 documenti tra fatture immediate (molto limitate) e fatture differite, il modulo delle vendite accelera il lavoro riuscendo a fatturare questa mole di documenti in neanche 1 minuto di elaborazione, ma ora cosa succede? Devo smistare manualmente questi documenti, un lavoraccio che fa’ del tutto trascurare il minuto di elaborazione… il document management mi aiuta proprio in questa fase di smistamento, in automatico esegue tutto automaticamente:
– invia le e-mail ai clienti che hanno acconsentito a questa tipologia di spedizione;
– invia i fax (se il server è provvisto di un fax integrato);
– stampa le fatture per i clienti ai quali devo inviare la fattura tramite posta.
Quanto tempo risparmio? Ditecelo Voi!!!
Il Document Management oltre ad inviarmi le fatture mi permette di gestire anche i cicli di invio documentazioni per esempio degli estratti conto, dei promemoria di fatturazione e di tutte quelle informazioni che dobbiamo inoltrare a clienti e fornitori.
Altro modulo di sicuro interesse è la Contabilità Analitica, plug in molto interessante per tutte le aziende di piccole e medie dimensioni che mi permette di avere una visione dettagliata e riassuntiva di come vanno effettivamente i lavori a livello economico internamente alla propria azienda; spigandolo in breve il modulo in questione mi permette di andare a caricare i costi da imputare alle varie commesse di lavoro ( non pensate alle classiche commesse che possono trarre in inganno, un cliente è una commessa ) e comparare questi costi diversificati magari per personale, automezzi, costi fissi di gestione e molto altro, con i ricavi (quindi con il ciclo delle vendite) e vedere il riassunto percentuale di guadagni/perdite; un’analisi indispensabile per i tempi che corrono, dove la marginalità si riduce e i costi aumentano, utile anche per riuscire ad analizzare i veri e propri punti di forza e debolezza.
Il modulo di Contabilità Analitica si integra al 100% con tutti i moduli di Ad Hoc Revolution, questo vi permetterà di raccogliere tutte le informazioni in maniera automatica ( i costi dal ciclo degli acquisti e i ricavi dalle fatture di vendita ), voi dovrete gestire solo le eccezioni e analizzare in maniera concreta l’andamento della vostra azienda.
Veniamo ora al modulo per eccellenza, tenete presente che questo modulo ancora nessun concorrente è riuscito a svilupparlo, vi stiamo parlando del modulo Attività e Servizi.
Questo modulo si adatta a tutte quelle aziende che hanno del personale, sia che questo svolga le proprie mansioni all’interno dell’azienda oppure no; Attività e Servizi si pone come obbiettivo il coordinamento delle risorse (umane e non) all’interno dell’azienda.
É difficile riuscire a spiegare tutte le funzionalità di questo modulo ma vediamo se utilizzando un esempio riusciamo a far capire le potenzialità, immaginiamoci un’azienda che si occupa di manutenzioni (stesso discorso vale per qualsiasi altra azienda), questa impresa dispone di automezzi e di risorse umane da gestire sia per urgenze che per manutenzioni periodiche ad impianti, il modulo ATTIVITA’ E SERVIZI permetterà al titolare di:
– pianificare in maniera autonoma dove e come mandare persone e mezzi ( con mezzi non parliamo solamente di autoveicoli ma anche di apparecchiature );
– all’apertura di una emergenza permetterà di sapere che squadra è più vicina al luogo dove eseguire l’assistenza;
– inserire rapportini di intervento che potranno essere inviati tramite e-mail al cliente e rientrare nel circuito di fatturazione;
– condividere i calendari dei vari collaboratori;
– eseguire stampe di attività preventive e consutive;
– gestire i costi diretti e indiretti;
– gestire contratti di lavoro stipulati con i clienti;
– gestire gli impianti dei clienti avendo così sempre sotto controllo l’andamento dei lavori;
– sincronizzare i dati inseriti a gestionale con il mondo Outlook (sia per le attività che per i contatti);
– e molto altro ancora… (per capire concretamente tutte le possibilità che può offrire questo modulo bisognerebbe vederlo in azione).
Questo modulo è un vero e proprio gestore aziendale che vi permetterà di organizzare l’attività in maniera sempre più precisa; ovviamente questo modulo è integrato in tutto il mondo gestionale quindi è legato al ciclo delle vendite ed è nativamente legato anche alla contabilità analitica così da avere un’analisi delle varie commesse sempre sotto mano.
