Le informazioni rappresentano il vero patrimonio delle organizzazioni ed è fondamentale che siano archiviabili semplicemente e in modalità sicura per la successiva ricerca.
Nelle realtà in cui non è presente un sistema di gestione elettronica documentale le informazioni e i documenti sono spesso “sparsi” in vari archivi più o meno organizzati: questo perché generati da software diversi che non comunicano tra loro come sistemi gestionali, word, excel, sistemi di posta elettronica, sistemi fax, sistemi cad, etc. o ricevuti dall’esterno in formati diversi come carta e file.
Tutto ciò porta le organizzazioni, dalla più grande multinazionale, all’ente pubblico, alla più piccola azienda privata, a dotarsi di più archivi spesso incompleti e poco accessibili. Il risultato finale comporta un basso livello di disponibilità delle informazioni, ritardi nell’elaborazione, una minore soddisfazione dei clienti, opportunità mancate e spesso la perdita di informazioni e quindi di parte del valore del lavoro svolto.
L’archiviazione di tipo tradizionale ha degli indiscutibili limiti, i più immediati sicuramente sono: occupazione di spazio, ordinamento statico, duplicazione di informazioni, mancanza di sicurezza nell’accesso ai dati, perdita fisiologica di dati, deperibilità dei documenti.
L’utilizzo di piattaforme software per la gestione documentale integrata offrono funzionalità evolute di archiviazione digitale dei flussi di dati strutturati e della documentazione destrutturata da carta e file permette di ridurre i tempi e i costi associati alla memorizzazione ed al recupero delle informazioni, alla creazione di copie e all’invio dei documenti cartacei. L’archiviazione digitale garantisce inoltre maggior completezza delle informazioni, interazioni tra i documenti e collegamenti dinamici tra gli stessi.
Tramite le nostre piattaforme software vi permetteremo di avere un unico ambiente contenente tutte le informazioni e i documenti necessari al proprio business: l’ARCHIVIO UNICO AZIENDALE.
