La conservazione sostitutiva equipara, se si rispettano determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano. Adeguandosi alle esigenze del mercato, la legge italiana ha via via introdotto nuove semplificazioni nella gestione della documentazione amministrativa, ed un quadro normativo completo ed innovativo a livello europeo per disciplinare i diversi aspetti della dematerializzazione dei documenti.
Dematerializzare significa, per le organizzazioni, risparmiare risorse altrimenti destinate ad attività improduttive e, per l’amministrazione finanziaria pubblica, velocizzare ed automatizzare i controlli sulla documentazione amministrativa, aumentandone l’efficacia.
La conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico o analogico. Permette ad aziende private e ad enti pubblici unelevato risparmio eliminando la carta.
Oggi è legalmente possibile non utilizzare più la carta come mezzo per conferire ai documenti amministrativi ed alle scritture contabili la valenza civile e fiscale richiesta dalla normativa in vigore. La conservazione digitale a norma di legge viene chiamata “sostitutiva” perché sostituisce l’archivio cartaceo, impiegando ovviamente le modalità descritte dalla legge ed assolvendo in ogni caso gli adempimenti fiscali previsti.
L’attuale quadro normativo e tecnologico è frutto di quanto dettato dalla delibera CNIPA n. 11/2004, che richiama il Decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, e che contiene le linee guida per la creazione di un sistema di conservazione elettronica. Tale sistema deve altresì tenere conto degli adempimenti di carattere fiscale previsti dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004 e successive circolari.
